5 Online Tools für ein effizienteres und leichteres Arbeiten
Als Kleinunternehmer oder auch Selbständiger ist es oft nicht einfach, all den organisatorischen Kram zu bewältigen. Sei es die Kommunikation im Team, die Ideensammlung, oder einfach die Bewahrung des Überblicks über die immer länger werdenden ToDo-Listen.
Online gibt es glücklicherweise unzählige Tools, die den Arbeitsalltag in all diesen Bereichen enorm erleichtern können – viele sogar komplett kostenlos. Da auch wir zu Beginn unserer Gründung erst einmal vollkommen erschlagen waren von all den verschiedenen online Tools und Funktionen, wollen wir euch hier 5 davon kurz vorstellen.
Organisationstools:
TRELLO
Trello ist ein super leicht verständliches online Tool, welches euch die perfekte Organisation eurer Aufgaben ermöglicht. Hier könnt ihr eure Projekte innerhalb verschiedene Boards darstellen und fügt diesen so viele Karten wie ihr möchtet hinzu. In den Karten könnt ihr Aufgaben organisieren, Checklisten erstellen, einzelne Deadlines hinzufügen oder Dateien anhängen. Das für uns wichtigste Feature ist definitiv die Drag und Drop-Funktion. Mit dieser könnt ihr einzelne Karten innerhalb des Projektes vom Status „Idee“, oder „To Do“ zum nächsten Schritt „Im Gange“ oder „Fertig“ verschieben. Projektplanung wird hier also einfach, individuell und auch ansprechend gestaltet – und das alles kostenlos.
CLICKUP
Auch Clickup gehört zu den Projektmanagement Tools und bietet auf kostenloser Basis sogar noch etwas mehr als Trello. Ähnlich wie bei Trello werden hier Boards erstellt und einzelne Karten mit Deadlines, Text, Dateien und Checklisten hinzugefügt. Auch hier können unterschiedliche Stufen des Projekts definiert werden und die einzelnen Karten verschoben werden. Ein wichtiges Feature dieses online Tools ist die Zuordnung der einzelnen Aufgaben innerhalb eines Projektes. Uns hilft es sehr, genau zu definieren wer für genau welche Aufgabe zuständig ist. Solltest du mehrere Mitarbeiter haben oder evtl. bald stark wachsen, könnte dieses Feature besonders wichtig für dich sein. Wenn du selbständig bist und eh alle Arbeit alleine bewältigen musst, würde Trello dir wahrscheinlich als Organisationstools reichen.
Teamkommunikationtool:
SLACK
Solltest du mehrere Mitarbeiter haben oder eventuell häufig mit Kunden zusammenarbeiten, könnte das Kommunikationstool Slack deinen Arbeitsalltag erleichtern. Mit Slack kann man sich über Channels mit bestimmten Mitgliedern zu verschiedenen Themen austauschen. Dabei kann jeder ganz leicht per Drag und Drop Dokumente in den Chat einfügen. Gleichzeitig können private Gespräche gestartet werden, sodass einzelne Gespräche wie spezifische Gruppenchats geführt werden können. Außerdem werden die Nachrichten archiviert und man findet ganz einfach über die Suche ältere Nachrichten wieder. Slack gibt es in einer kostenlosen Funktion, die unserer Meinung nach bereits alles abdeckt was man benötigt. Sollte man aber doch mehr Features brauchen, gibt es hier unterschiedliche Preismodelle.
Brainstormingtool:
MINDMEISTER
Solltest du zu den Leuten gehören, die ihre Ideen immer gerne sofort festhalten wollen, könnte Mindmeister etwas für dich sein. Hier kannst du eine ganz klassische Mindmap oder auch ein Flussdiagramm erstellen und deine Konzepte und Ideen grafisch strukturieren. Dabei kannst du mit verschiedenen Farben und unterschiedlichen „Bubblen“ arbeiten. Dann ist auch die Visualisierung von komplexeren Gedankengänge oder Projekten kein Problem mehr. Neben persönlichen Mindmaps, kannst du natürlich auch gemeinsam im Team zusammen brainstormen. Besonders praktisch bei Mindmeister ist die App, die auch eine Nutzung unterwegs ganz einfach macht – und auch Mindmeister ist ein komplett kostenloses Tool.
Rechnungstool:
ZERVANT
Kommen wir jetzt zu dem lästigen bürokratischen Übel, der leider mit der Selbständigkeit immer einhergeht. Wir mussten uns auch zunächst einmal in das Thema rund um Rechnungen reinlesen. Hier gibt es einige rechtliche Vorgaben, die es nicht erlauben, eine Rechnung einfach über Word zu erstellen und dann ausgedruckt abzuheften. Außerdem gibt es einige verpflichtende Angaben, die auf deiner Rechnung zu finden sein müssen. Auf der Sicheren Seite ist man hier mit einem online Tool. Wir haben uns hier für Zervant entschieden. Zervant ist einfach strukturiert und hat standardmäßig schon all die notwendigen rechtlichen Inhalte abgedeckt. Kundendaten werden eingespeichert, sodass Folgerechnungen innerhalb von ein paar Sekunden erstellt sind. Zervant gibt es in einer kostenlosen Version, die alle wichtigen Einstellungen umfasst. Die Premium Version staffelt sich von 7 bis 33 Euro pro Monat und beinhaltet neben ein paar mehr Einstellungen, eine höhere mögliche Anzahl an Kunden. Für den Einstieg reicht hier mit Sicherheit die kostenlose Version. Sobald das eigene Unternehmen und besonders die Kundenanzahl wächst, sollte man hier allerdings ein paar Euro investieren.
